Für einen neulichen Kunden-Workshop zum Thema �Intranet Governance� habe ich u.a. eine kurze Fallstudie über die Umsetzung dieses Themas bei Manor gemacht.
Besonders erwähnenswert scheint mir dieses Beispiel zu sein, da mit einem Minimum an Aufwand und Kontrolle ein sehr hohes Niveau an Einheitlichkeit, Qualität und Regelkonformität erzielt wird.
Über Manor
Das 1902 gegründete Familienunternehmen mit Hauptsitz in Basel ist die Nr. 1 der Warenhäuser in der Schweiz. Ein paar Zahlen:
- 72 Warenhäuser
- 11�200 Mitarbeiter
- 2.8 Mia CHF Umsatz
Das Intranet
Eine Besonderheit ist sicher die Integration des Intranets in Outlook � so hat der Mitarbeiter praktisch nur 1 Oberfläche für alle seine Informations-bezogenen Tätigkeiten. Weiterhin erfolgt eine grundsätzliche (auch optische) Unterscheidung von Collaborations-Bereich und Intranet-Portal.
Rollenmodell
Es gibt ein 3-stufiges Rollenmodell mit folgenden Instanzen:
Mitarbeiter ↔ SuperUser (Admin) ↔ E-Collaboration (Zentrale)
Die Verantwortung und Aufgaben der Zentrale sind dabei:
- Fachliche Zuständigkeit für Systeme, Templates, Prozesse, Richtlinien, …
- Ereignisorientiert: Inhalte für die Homepage freigeben
- Reaktiv: Gruppen-Mutationen durchführen (Benutzerverwaltung)
- Regelmässig: Archivierung nicht mehr benötigter Inhalte
Governance für das Intranet-Portal
Die heute 15 Autoren (zukünftig sind 40-50 geplant) stellen die Inhalte ohne jegliche Freigabe-Workflows ein. Nur wenn ein Inhalt auch auf der Startseite veröffentlicht werden soll, erfolgt ein Review durch die Zentrale, die dann auf Richtigkeit und Stil kontrolliert.
Grundlage der Vorgehensweise der Autoren ist das knapp 20-seitige Redaktions-Handbuch, dass Konzept, Philosophie und Funktionsweise des Intranets erläutert und Instruktionen hinsichtlich Gestaltung und Form der Inhalte bereitstellt.
Überschreitungen dieser Richtlinien durch die Autoren hat es praktisch in den ganzen Jahren der Intranetgeschichte bei Manor noch keine gegeben.
Governance für den Collaboration-Bereich
Im auf MS SharePoint basierenden Collaboration-Bereich kann jeder Mitarbeiter Informationen managen. Hierzu stehen 450 feste Teamsites und derzeit 1'500 Workspaces zur Verfügung. Während die Teamsites an die Organisationsstruktur des Unternehmens gekoppelt sind, können Workspaces frei erstellt werden.
Richtlinien für die Mitarbeiter gibt es hier keine (!), sondern lediglich ein eLearning mit Tipps&Tricks. Selbst die sonst häufig anzutreffenden Volumenbeschränkungen für solche Arbeitsrepositories sucht man hier vergeblich.
Für die bereits erwähnten SuperUser gibt es ein �Tipps&Tricks�-Dokument und eine direkte Schulung.
Trotz (oder gerade wegen?!) dieser sehr offenen Herangehensweise herrscht im Collaborations-Bereich kein Chaos, die Datenvolumina bewegen sich in vernünftigen Bahnen und die einzige zentralseitige Einmischung erfolgt durch quartalsweise Erinnerung an die Owner von nicht mehr benutzten Workspaces (bleibt diese Erinnerung dreimal ohne Reaktion, so wird der Workspace gelöscht).
Erfolgsfaktoren
Die Basis für diese erfolgreiche Governance stellen für Laurent Dieterich, den E-Collaboration Manager von Manor folgende Punkte dar:
- die dezentral organisierten SuperUser sind nahe am Benutzer und dadurch für diese direkt erreichbar (so dass die Mitarbeiter einfach und schnell nachfragen können, bevor sie aus Unwissen etwas Falsches tun)
- auch die aussergewöhnlich lange Erfahrung im Collaborations-Bereich � bei Manor schon seit >15 Jahren ein alltägliches Arbeitsmittel � trägt durch die damit erreichte Gewöhnung zum Erfolg bei
- am wichtigsten wird jedoch die hohe Mitarbeiter-Zufriedenheit und die im Unternehmen auf allen Ebenen vorherrschende Dialog-Kultur (�Quer-Kommunikation�) angesehen. So lässt sich viel über die �menschliche Schiene� steuern, ohne dass grosse Policies erforderlich wären. Und das in einem Unternehmen mit über 11'000 Mitarbeitern, in dem nun mal nicht Jeder Jeden kennt!
Fazit
Auch wenn das Beispiel Manor sicherlich nicht 1:1 auf andere Unternehmen übertragen werden kann, so zeigt sich doch einmal mehr der immense Einfluss der Unternehmenskultur auf Erfolg bzw. Misserfolg eines Intranets.
Allen Unternehmen, die ihre Intranet Governance nicht auf einer derart gute kulturelle Basis wie Manor stellen können, sei deshalb ein strukturiertes Vorgehen, wie in meinem Artikel �Intranet Governance – zwischen Wild West und Polizeistaat� auf contentmanager.de skizziert, empfohlen.