Häufig wechselnde und stets aktuelle Inhalte sind die Lebensader eines Intranets schlechthin. Veralteter Content führt nicht nur zum Rückgang der Nutzungszahlen, sondern auch zu einem generellen Vertrauensverlust der Mitarbeiter in das Intranet. Bei Dutzenden oder sogar Hunderten von dezentralen Autoren wird die Sicherstellung einer hohen Aktualität jedoch zur Herausforderung.
Allheilmittel gibt es in dieser Situation (wie sonst so oft auch) leider keine!

Kleine Massnahmen für mehr Aktualität

Häufig kann die die Motivation der Autoren, sich um ihre Inhalte zu kümmern, jedoch mit kleinen Massnahmen deutlich erhöht werden. Ein Beispiel dafür ist die Plazierung eines optischen Aktualitätsindikators auf jeder Content-Seite, der für dem Benutzer auf den ersten Blick signalisiert, mit welcher Wahrscheinlichkeit der Inhalt noch aktuell ist.
Das kann z.B. so aussehen:

• ein lachender Smiley könnte für Inhalte, die in den letzten 3 (oder 6 oder …) Monaten aktualisiert wurden, verwendet werden,
• länger nicht aktualisierte Inhalte könnten danach automatisch erst einen neutralen Smiley und
• danach entsprechend einen traurigen Smiley bekommen.

Die jeweiligen Autoren werden bei jedem Statuswechsel (oder einmal im Monat kumuliert) automatisch benachrichtigt und so auf den "Zustand" ihrer Inhalte hingewiesen. Der über die negativen Smileys ausgeübte "sanfte Druck" auf die Autoren sollte – natürlich begleitet von entsprechenden Informationsmaßnahmen – ausreichen, um die Aktualitätsrate erkennbar ansteigen zu lassen.
Die Praxistauglichkeit eines derartigen Ansatzes demonstriert bspw. auch die Fallstudie des Intranets der SimCorp, die Toby Ward neulich im IntranetBlog.com vorgestellt hat.