Intranet Matters

Im Vorfeld des Referates �POLIZEI-ONLINE - mit ECM zum Wissensarbeitsplatz der Zukunft" auf den Contentmanager.days 2007 in Leipzig (09.-10.10.) habe ich Achim Staudenmaier vom Polizeipräsidium Stuttgart in einem kurzen Interview ein paar Fragen zu den Inhalten des Vortrags gestellt:

Welche besonderen Erfolge, Leistungen und Lösungen werden in Ihrem Referat dargestellt?

Das Wissensmanagementsystem der Polizei in Baden-Württemberg, genannt "POLIZEI-ONLINE", ermöglicht ein erfolgreiches Content Management, in dem Inhalte in einem zentralen Portal stringent zusammengeführt und strukturiert angeboten werden. Bislang nur bei einzelnen Dienststellen vorgehaltene Inhalte können nun landesweit recherchiert werden. Redundanzen entfallen, so dass die dadurch freiwerdenden redaktionellen Kapazitäten für die Aufbereitung weiterer Themenkomplexe genutzt werden können.

Um das zu erreichen wurden die vorhandenen Systeme auf eine einheitliche technische Plattform überführt, was auch zur Vereinfachungen bspw. in den Bereichen Such- und Findemechanismen oder Rollen und Rechte geführt hat.
Auf Basis dieser Plattform sind nun eine Vielzahl von Anwendungen möglich: von der Unterstützung innerorganisatorischer Vorgänge, über die Einbindung von externen Produkten bis hin zur mobilen Nutzung von Fachanwendungen und der Optimierung der Fortbildung.

Welchen Umständen schreiben Sie diese Erfolge zu?

Nach dem Grundsatz �Aus der Praxis für die Praxis� erfolgt die Produktion und Pflege der Inhalte durch landeweite, selbstorganisierte Fachredaktionen.
Durch die Kollaboration von Experten untereinander und die Zusammenarbeit in Projektgruppen werden die Kommunikationswege beschleunigt und flexibilisiert und das Zusammenwirken über regionale und hierarchische Grenzen hinweg wird zur Selbstverständlichkeit.
Somit können Anregungen und Anforderungen der Praxisvertreter unmittelbar berücksichtigt und in der laufenden Entwicklung umgesetzt werden.

Was waren die grössten Herausforderungen auf dem Weg dorthin?

Neben dem Aufbau der landesweiten redaktionellen Strukturen zur Pflege der Inhalte, kam der Schaffung der Akzeptanz bei allen Bediensteten durch Darstellung der Vorteile für jeden individuell, wie auch für die Organisation und deren Entwicklung durch POLIZEI-ONLINE eine entscheidende Bedeutung zu.
Auch die Migration von SPS 2003 auf MOSS 2007, der Aufbau eines für den Anwender intuitiv zu bedienenden Systems mit einer Vielzahl von unterstützenden Funktionalitäten (z.B. personalisierte Suche) und die Schaffung einer technischen Lösung für die Einmalerfassung von Intra- und Internetinhalten stellten weitere Herausforderungen im Projekt dar.

Nachdem Uwe Seidel, Polizeioberrat und Referent im Innenministerium des Landes Baden-Württemberg, bereits 2006 mit einem mir in guter Erinnerung gebliebenen Vortrag zum Thema �Lernen - Entscheiden - Handeln: Wissensmanagement bei der Polizei Baden-Württemberg� die Entwicklung von POLIZEI-ONLINE aufgezeigt hat, bin ich gespannt, wie die seitdem erzielten Fortschritte im Detail aussehen.

Das Referat findet am 10.10.2007 um 12:00h statt (nicht am 09.10., wie ursprünglich vorgesehen).

Link: Programm vom 2. Tag der CM.days

Intranet Studien bringen manchmal - zumindest auf den ersten Blick - erstaunliches zu Tage: in der Umfrage "Intranets: what staff really want" von Gerry McGovern antworteten 242 Teilnehmer weltweit wie folgt auf die Frage nach den wichtigsten Aufgaben eines Intranets:

- Mitarbeiter finden (Telefonbuch, …)
- Regelungen und Prozessbeschreibungen
- Formulare finden

Diese Top 3 vereinigen insgesamt 33% aller Nennungen auf sich. Dabei sind das eigentlich recht "langweilige" Dinge, von denen man vermuten könnte, dass sie in den Unternehmen längst so selbstverständlich geworden seien, dass man sie als gegeben und damit nicht mehr direkt als wichtig ansieht (so wie niemand das Vorhandensein von elektrischem Strom als wichtige Eigenschaft eines guten Büroarbeitsplatzes nennen würde, da dies als Selbstverständlichkeit vorausgesetzt wird).

Ziemlich am anderen Ende der Nennungen finden sich dann die Dinge, über die heute so viel geredet wird, also die Web 2.0- bzw. Intranet 2.0-Anwendungen:

- RSS feeds
- Wikis
- Blogs

Diese drei kommen zusammen genommen gerade mal auf ca. 1% aller Nennungen, scheinen also nicht weiter erwähnenswert zu sein.

Kann man das komplette Intranet 2.0-Phänomen also getrost vergessen?

Hier muss man genauer hinschauen:

• Die vorrangige Nennung von Dingen, die eigentlich selbstverständlich sein sollten, zeigt erneut, dass es um viele Intranets nach wie vor schlecht bestellt steht. Hier müssen ganz klar erst die Hausaufgaben gemacht werden. Doch auch hier bieten Web 2.0-Ansätze Chancen, wie selbst diese Basis-Anforderungen besser realisiert werden können. Beim Telefonbuch ist es z.B. i.d.R. nicht damit getan, nur die Kontaktdaten aus dem SAP-System (o.ä.) bereitzustellen. Man sucht jemand, der sich mit Thema XY auskennt. Für solche, weitergehenden Anforderungen (die den eigentlichen Mehrwert darstellen), bietet Web 2.0 viele gute Ansätze (mit höherer Aussicht auf Akzeptanz als bei den meisten vor einigen Jahren verfolgten "Yellow Pages"-Ansätzen).
  Aber auch Regelungen und Prozessbeschreibungen lassen sich mit 2.0-Tools u.U. einfacher bereitstellen und sich somit wiederum die Akzeptanz bei den entsprechenden Content-Verantwortlichen erhöhen (deren Dokumente im Intranet bisher manchmal auch einfach deshalb veraltet waren, weil sie mit dem umständlichen CMS nicht zurecht gekommen sind).
• Jeder Teilnehmer der Studie konnte nur die 5 für ihn wichtigsten Aufgaben aus einer Liste mit 58 Einträgen wählen. Somit bedeutet eine Nicht-Nennung letztlich nur, dass es sich dabei nicht um einer der Top 5-Anforderungen handelt. Die meisten erfolgreichen Intranets leben jedoch nicht nur von einer Handvoll, sondern einer Vielzahl von Anwendungen und Möglichkeiten. Wie James Robertson in seinem jüngsten CM-Briefing "Why staff visit the Intranet" so schön schreibt: "If you want the intranet to be used, make it more useful." - und zwar indem der User dort möglichst viele der spezifisch benötigten Informationen findet und möglichst viele seiner Aufgaben direkt dort erledigen kann.
  Die Studie stellte die Teilnehmer also vor die Entscheidung "entweder/oder", während im wirklichen Leben (zumindest auf längere) Sicht eher die Frage "was zuerst, was danach" von Relevanz ist.
• Während Web 2.0 bei weitem kein Wunderheilmittel zur Lösung aller Intranet-Probleme darstellt, gibt es doch eine Reihe von Problembereichen, auf die man in heutigen "Intranets 1.0" regelmässig stösst und die durch einen vorausschauenden Intranet 2.0-Ansatz optimiert werden können. Einweg-Kommunikation und Insellösungen (in denen das Intranet einfach ein weiteres Content-Silo darstellt) sind gute Beispiele hierfür.

Abgucken erlaubt!

Wie Web 2.0 und Social Computing erfolgreich auch ins Intranet eines Unternehmens Einzug halten können, wird auf den Contentmanager.days 2007 (09.-10.10.2007 , Leipzig) anhand von Best Practise Case Studies präsentiert. Hier seien insbesondere folgende Vorträge und Unternehmen genannt:

• Wissenmanagement mit Web 2.0 im IBM Intranet (Dr. Peter Schütt, IBM Deutschland GmbH)
• Microsoft SharePoint 2.0 � Intranetportal der Zukunft? (Markus Ilka, Klambt Verlag)
• Unternehmenskultur 2.0 - Auswirkungen von Wikis und Web 2.0 Techniken am Beispiel der SYNAXON AG (Frank Roebers, SYNAXON AG)

Wer vorab schon auf den Geschmack kommen will, dem empfehle ich die Lektüre des brandeins-Artikels über Synaxon mit dem Titel "Die gläsenere Firma".