Archive for the 'Intranet Management' Category

Vorschau auf Top-Trends für Intranets in diesem Jahr

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Stephan Schillerwein
on August 23, 2010
in Intranet Management
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Den fundiertesten Überblick über die Entwicklung von Intranets weltweit gibt Jane McConnell’s (NetStrategy/JMC) jährliche Studie “Global Intranet Trends”. Noch läuft die diesjährige Studie (Teilnahme ist noch möglich, s.u.), einige exklusive Voreindrucke sind jedoch bereits verfügbar:

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Social Media hat sich zum Standard entwickelt: 70% aller Teilnehmer setzen intern Social Media ein, das sind 10% mehr als letztes Jahr.

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Mobile Intranets kommen nicht von der Stelle: die Umsetzungsrate ist mit nur 7% auf gleich niedrigem Niveau wie letztes Jahr.

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Collaboration noch nicht “at your fingertips”: Funktionen zur Erleichterung der elektronischen Zusammenarbeit gehören zwar mittlerweile zum Standard, in ca. jedem zweiten Unternehmen steht jedoch die IT-Abteilung als Gatekeeper zwischen den (potentiellen) Benutzern und dem tatsächlichem Einsatz.

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Grenzen verschwimmen: der Blick richtet sich immer stärker auch nach aussen, so sagen bereits 40% aller Teilnehmer, dass sie sich offiziell auch an externen Plattform beteiligten.

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Auch “exotische” Funktionen gewinnen an Bedeutung: abseits der vieldiskutierten Ansätze existieren weniger bekannte Funktionen, wie bspw. “Prediction Markets” (”Vorhersagemärkte”). Letztes Jahr mit nur 3% Adaptionsrate noch ein völliger Aussenseiter ist dieser vielversprechende Ansatz heute bereits bei 17% aller Teilnehmer im Einsatz oder in der Pilotphase.

Diese Angaben beruhen auf der Auswertung der ersten 300 Teilnehmer der Studie. Die Studie läuft noch bis zum 1. September 2010. Die Teilnahme daran ist bis dahin noch möglich. Teilnehmer erhalten den finalen Report kostenlos (der sonst zu 550.- € verkauft wird).

Registrierung unter: Global Intranet Trends Report

Intranet Case Study: Chr. Hansen A/S

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Stephan Schillerwein
on March 18, 2010
in Intranet Management
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The Company
Chr. Hansen A/S is a global bioscience company that provides products to the food and health industries. They are headquartered in Denmark and employ about 2’200 people in 31 countries. Every day, half a billion people consume products that contain some of Chr. Hansen’s natural ingredients.

Best Intranet 2010 in Denmark
Chr. Hansen’s intranet won the “IntranetPrisen 2010”, awarded by IntraTeam at the IntraTeam Event 2010 on March 3+4 in Copenhagen.

Some highlights at a glance:
•    The intranet – called C-Net - is aligned to the mantra of the CEO about “taking out complexity”
•    Every employee can put a story of the homepage
•    Satisfaction with intranet search is on a good level
•    The intranet feeds content into the appealing screen saver that every employee has on his/her desktop

The Business Environment of C-Net
The intranet is owned by Corporate Communications. Together with a number of other headquarter functions (HR, CSR, …)  they form what is called “Stakeholder Relations” inside the company.
There was a major reorganisation following the acquisition of the company by a capital fund. This also impacted the intranet team as development competence was outsourced. This created a number of problems and led to a failed project in 2006. After that, the decision was made, that a new intranet was needed, including a complete overhaul of strategy, technology, organization and content.

Results had to be delivered in a straightforward amount of time. The intranet team opted for an agile process that was adapted from Scrum to get up to speed fast and to minimize the risks that come with large projects.

The Intranet today

Linking the intranet to business objectives: Lars Frederiksen, President & CEO of Chr. Hansen keeps repeating the statement that the company has to “take out complexity” of everything it does, for both their customers and themselves as an organization.

The intranet strategy has identified a number of fields where C-Net can directly contribute to this, e.g. by reducing the amount of emails, by moving paper based tasks to the intranet or helping create a more transparent organization.

Another manifestation of this approach is that not the full spectrum of identified requirements was implemented with the first launch of the new intranet as the organization and people weren’t ready for all of them. Setting them aside for later incremental roll-outs helped people find their way around the new intranet more easily and thus made their life simpler.

Based on the success they had with this, the intranet team has now launched an internal campaign to make C-Net business critical. The campaign addresses everyone in the organization that is involved in processes or tasks that could be optimized by being transferred to the intranet (e.g. existing paper forms, workflows, document management tasks, etc.).

Good and bad experiences with User-generated Content: Every employee can put a story on the homepage of the intranet. If you think that this is the perfect recipe to wreak havoc and upheaval, here’ what Christian Skjaran’s, Intranet Manager at Chr. Hansen, experiences are: “There have been absolutely no abuses or cases of inappropriate content since the relaunch of our intranet in February 2009. If you’re thinking of opening up your own intranet, I can only encourage you to give it a try!”

Another option for employees to contribute didn’t work out as well: when people could upload their own profile pictures in the employee directory there were quite a number of images of comic figures and pictures in which people’s faces were not discernable. This was not of much help in communicating with people you had never met personally before and thus the process was centralized. This shift was supported by people being offered to have their picture being taking in some of the main locations of the company.

In countries with strict privacy regulations each employee was asked individually whether it would be okay for them to have their picture in the directory. Only a few people objected.

Getting the right mix of Editors on Board: The main portion of the content is managed by 130 editors from across the organization. Great care was taken not to just get “anyone” appointed as editors, but to really getting the right people to contribute. 5 editor personas were created for that purpose (a persona is a fictional character created to represent the different user types within a targeted group): researcher, production worker, sales person, office worker and manager. After that, editors were consciously chosen within the range of the personas to represent the company and its content requirements as best as possible. Currently the majority of the editors are still from the “office workers” persona group, but this is to level out in the future.

I especially like the way they went about to educate editors. Often this is done by just teaching people the tools. At Chr. Hansen great emphasis was put on highlighting existing problems (creating awareness first) and then showing new ways of working that help optimize the situation (offering solutions).

Groundwork for Intranet Search: “Before the new intranet we had a really crappy search engine in place. Now people are quite satisfied with search results, even though we use nothing more fancy than the standard search engine built into SharePoint 2007”, says Christian Skjaeran. This might come as a surprise to those familiar with that search engine, as it hasn’t got a reputation of being world-class. Beside the low expectation people had based on their experience with the old intranet, there is a number of things that were done in order to improve search quality by improving content quality:
•    Reducing the quantity of information
•    Having a librarian to go once over every piece of content that remained and tag it
•    Use of “Best Bets” based on zero-hits search words
•    Having a “Masterdata Team” in the organization that decides on global terminology use

Incited by the noteworthy outcomes of this project, they are looking into having a dedicated Search Manager role as soon as resources allow.

Recipe for Failure… the Senior Management Blog on the Intranet

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Stephan Schillerwein
on January 29, 2010
in Enterprise 2.0 / Social Media and Intranet Management
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I was just reading a not publicly available case study on how not to do it when it comes to internal CEO (or CxO) blogs. The case study is about a big company (that shall remain unnamed*) that failed in an effort to establish blogging for their senior management on the intranet. The goal: to promote open exchange in the organization.
Here’s the approach they took – I urge you not to try this out in your own organization:

  • Assume it will just work (after all, this is Web 2.0 stuff…)
  • Provide one blog for all the senior managers to use together (to ensure hampering of personal identification)
  • Allow anonymous commenting in an environment with negative and unconstructive potential
  • Don’t address the issues raised in critical comments (to ensure them reappearing again and again)
  • Don’t brief your senior managers on how to make use of this instrument
  • Tell them that it is okay for the communications department to write the postings in their stead (to ensure loss of spontaneity and authenticity)
  • Don’t change the programme if you see that it doesn’t work, but rather leave it on its own to die in silence (to ensure a good starting position if you ever think of giving it another try)

I think that the value that can be derived from bad practise in the field of Intranet 2.0 approaches is quite substantial. As obviously defective the points listed above might seem, they keep coming up in projects again and again. In a way they (or at least some of them) seem to reflect a kind of “natural behaviour” in organisations today. So, having examples that prove that it is not going to work this way will hopefully help ease some of the discussion we all lead when introducing Web 2.0 approaches in the enterprise.

*Disclosure: I have no financial involvement with the company this case is about and they are not a client of mine or the organizations that I represent

Die wichtigste Intranet-Studie geht in die 4. Runde

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Stephan Schillerwein
on July 6, 2009
in Intranet Management
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Bereits zum vierten mal führt die Intranet-Expertin Jane McConnell den “Global Intranet Strategy Survey” durch. Aufgrund der Themenbreite und -tiefe, sowie der Anzahl der teilnehmenden Unternehmen - 226 Organisationen nahmen letztes Jahr teil - darf dieser Report mit Recht als wichtigster Barometer der Intranet-Welt bezeichnet werden.

Die Teilnahme steht jedem Unternehmen, das selbst ein Intranet betreibt noch bis Ende August offen. Die Teilnehmer profitieren nicht nur vom kostenlosen Bezug der Studienergebnisse, sondern können sich selber auch direkt mit den anderen Teilnehmern vergleichen.

Themenschwerpunkte sind diesmal u.a.:

  • The Workplace
  • Collaboration
  • Social Media
  • Search
  • Ownership, strategy, governance
  • Measuring value

(mehr dazu unter: 2009 Global lntranet Survey goes live! Participate!)

Die Teilnahme ist selbstverständlich kostenlos und kann direkt bei Jane McConnell angemeldet werden: Teilnahme-Informationen

Content Branding, Wiki-Intranet und Portal Roadmap

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Stephan Schillerwein
on June 17, 2009
in Enterprise 2.0 / Social Media, Events and Intranet Management
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Auf Contentmanager.de ist mein Review der letzten beiden Episoden von Intranets Live erschienen:

Spektrum der Intranets: Content Branding, Wiki-Intranet und Portal Roadmap

In dem Artikel werden folgende Themen und Intranets betrachtet:

  • Arup: Die Informationsflut durch Content Branding zähmen
  • Razorfish: Ein Intranet wie Wikipedia
  • BT: Diskrepanzen zwischen geschätztem und realem Wert des Intranets
  • Vivisimo: Dashboard-Homepage und Clustering der Suchresultate
  • Capital One: Der Blick nach vorne: die Roadmap

Intranets brauchen den richtigen Farbton

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Stephan Schillerwein
on June 4, 2009
in Enterprise 2.0 / Social Media, Events, Intranet Management and Intranet Strategy
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In Notizblog der ECM WORLD ist heute ein Interview erschienen, dass Thomas Koch (Kongress Media) mit mir geführt hat:

“… Vor diesen Hintergrund könnte man denken, dass dezentral oder von unten her kommende Initiativen grundsätzlich abzulehnen sind. Das ist natürlich nicht der Fall. Auch hier ist die Welt nicht schwarz-weiss, sondern es kommt darauf an, den richtigen „Farbton“ für das jeweilige Intranet zu finden. Also die richtige Mischung aus „top-down“, „bottom-up“ und auch „in-between“, die dem Unternehmen, seinen Mitarbeitern, der Arbeitskultur etc. entspricht. Und dabei tun sich viele Unternehmen gerade im Hinblick auf Social Media Ansätze sehr schwer. …”

Komplettes Interview: Intranets brauchen den richtigen Farbton

Intranets - was trennt die Spreu vom Weizen?

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Stephan Schillerwein
on January 28, 2009
in Intranet Management
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Die 2008 bereits zum dritten Mal durchgeführte Studie „Global Intranet Trends“ von Jane McConnell (NetStrategy/JMC) kommt zu einer für jeden Intranet Verantwortlichen wichtigen Schlussfolgerung:

nur “way of working” Intranets steigern die Mitarbeiter-Produktivität!
(als „Way of Working“ werden diejenigen Intranets bezeichnet, die bereits heute für den Grossteil der Mitarbeiter das wichtigste Arbeitsmittel darstellen)

Dies ist jedoch erst in 22% der 226 befragten Organisationen der Fall.

Ein entscheidender Unterschied zu Unternehmen, bei denen dieser Zustand erst in 1-2 bzw. 3-4 Jahren erreicht werden wird, ist der, dass die am weitest entwickelten Intranets den Bedürfnissen von “Knowledge Workers” und Sachbearbeiter gleichermassen Rechnung tragen.

Eine zu starke Ausrichtung auf die “am nächsten liegende” Zielgruppe wirkt sich also kontraproduktiv aus.

Was unterscheidet nun die Unternehmen, die dieses Ziel bereits erreicht haben, von denen, die frühestens in einigen Jahren so weit sein werden?

Der Report hat die folgenden Faktoren bzw. Unterschiede festgestellt:

· Es ist ein ausgewogeneres Verhältnis zwischen Top-Down-Informationsflüssen einerseits und Bottom-up und horizontalen Informationsflüssen andererseits, vorhanden

· Das Intranet ist sowohl das primäre Informationsmedium, als auch Instrument zur Produktivitätssteigerung und Collaboration (inkl. Social Media)

· Das Intranet ist die Eingangstür zu Geschäftsapplikationen und sonstigen Ressourcen

· Eine dokumentierte und freigegebene Intranet Strategie existiert, die alle relevanten Stakeholder berücksichtigt und die regelmässig überprüft wird

· Es sind etablierte (formelle) Standards und Guidelines vorhanden (und werden ausgeführt)

· Es wird Support und Ausbildung für Content-bezogene Rollen angeboten

· Der Austausch unter den Editoren wird gefördert

· Es gibt definierte „Content Ownership“ (mit fachlicher Verantwortung für Inhalte)

· Das Intranet ist an Unternehmensstrategie und Prozesse angelehnt

· Es gibt keine veralteten Informationen

· Es wird ein breites Spektrum an Informationen bereit gestellt

· Fokussierung auf Qualität und Relevanz des Contents

· Intranet-bezogene Aufgaben finden sich auch in den Job-Beschreibungen wieder

· Verwendung impliziter Personalisierung (Customisation)

· Search (und „Findbarkeit“ generell) wird ernst genommen und entsprechend behandelt (z.B. ausreichendes Staffing, Analyse der Search Logs, Usability Testing, Best Bets, …)

· Regelungen für Metadaten

· Aktuelle Mitarbeiterinformationen im „Telefonbuch“

· Fokussierung auf (eine) gemeinsame Sprache

· Einsatz von Audio- und Web-Conferencing

· Governance für Social Media (Codes of Conduct, Toolauswahl, …)

· Verwendung von “harten” und quantifizierten Messgrössen für die Beurteilung des Werts des Intranets

· Intranet-Zugriff ist auch ausserhalb des Arbeitsplatzes möglich

· Der Intranet Manager legt hohen Wert auf eigenes Wissen im Bereich Informationsarchitektur, „Business & Processes“ und User-Centered Design (UCD)

· Intranet Manager hat gute Skills in den Bereichen Kommunikation, Projektmanagement und „strategisches Denken“

· Intranet Manager fokussiert auf Veränderung und Beeinflussung der Organisation

Der vollständige Report enthält auf 128 Seiten viele weitere Einsichten aus der Praxis und ist direkt bei der Autorin erwerbbar: Global Intranet Trends for 2009 Report

Effective Meetings and Decisions - not just for Intranet Teams

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by
Stephan Schillerwein
on January 9, 2009
in Intranet Management
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I stumbled across a little (hand-written) list of hints for effective meetings and decisions that I wrote down years ago when I was working as an Internet Strategy Director at Intel.

Here goes:

Meetings

  • have a clear purpose why you hold a meeting (esp. regular meetings lack this noticeably…)
  • have an (agreed upon) agenda
  • ensure thar every participant understands his role in the meeting and comes well prepared (sounds too good to be true, doesn’t it…)
  • have a clear understanding of how and to whom the results of the meeting will be communicated

I’d add “accurately stick to the timings”…

Decision Making

  • define what decisions have to be made (in a meeting, a project phase, etc.)
  • define when they have to be made
  • define who will (and can) make the decision
  • analyse who should be consulted (or notifyed) before deciding
  • have a clear understanding who will/can ratify or veto the decision
  • define who will need to be informed about the decision

From today’s perspective I would add “analyse who will have to support the implementation of the decision and thus should be involved as a stakeholder” to the list.

Anything else you’d think is relevant?

Intranet Case Study Compilation updated

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by
Stephan Schillerwein
on December 22, 2008
in Intranet Management
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I’ve finally got around to update my compilation of intranet case studies. You can find them in the main menu here on this blog: Intranet Case Studies

If you know about other relevant such studies, please leave a comment with a link to it and I’ll add it to the complilation.

Methode zur Konzeption von Intranets

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by
Stephan Schillerwein
on October 1, 2008
in Intranet Management
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Vor langer Zeit - genauer vor 9 Jahren - habe ich in meiner damaligen Tätigkeit für die IMG zusammen mit der Uni St. Gallen an der Methode “Promet I-Net” mitgearbeitet (heisst heute wohl “Promet Portal”).

Auf Basis der Methode schrieb Thomas M. Kaiser dann 2000 seine Dissertation. Diese steht nun als Download zur Verfügung: Methode zur Konzeption von Intranets (PDF, 1.2 MB)

Auch wenn sich in den letzten 8 Jahren natürlich sehr viel in diesem Bereich verändert hat, ist das methodische Vorgehen, dass in der Dissertation beschrieben wird, immer noch aufschlussreich.