Archive for the 'Intranet Management' Category

Recipe for Failure… the Senior Management Blog on the Intranet

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Stephan Schillerwein
on January 29, 2010
in Enterprise 2.0 / Social Media and Intranet Management
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I was just reading a not publicly available case study on how not to do it when it comes to internal CEO (or CxO) blogs. The case study is about a big company (that shall remain unnamed*) that failed in an effort to establish blogging for their senior management on the intranet. The goal: to promote open exchange in the organization.
Here’s the approach they took – I urge you not to try this out in your own organization:

  • Assume it will just work (after all, this is Web 2.0 stuff…)
  • Provide one blog for all the senior managers to use together (to ensure hampering of personal identification)
  • Allow anonymous commenting in an environment with negative and unconstructive potential
  • Don’t address the issues raised in critical comments (to ensure them reappearing again and again)
  • Don’t brief your senior managers on how to make use of this instrument
  • Tell them that it is okay for the communications department to write the postings in their stead (to ensure loss of spontaneity and authenticity)
  • Don’t change the programme if you see that it doesn’t work, but rather leave it on its own to die in silence (to ensure a good starting position if you ever think of giving it another try)

I think that the value that can be derived from bad practise in the field of Intranet 2.0 approaches is quite substantial. As obviously defective the points listed above might seem, they keep coming up in projects again and again. In a way they (or at least some of them) seem to reflect a kind of “natural behaviour” in organisations today. So, having examples that prove that it is not going to work this way will hopefully help ease some of the discussion we all lead when introducing Web 2.0 approaches in the enterprise.

*Disclosure: I have no financial involvement with the company this case is about and they are not a client of mine or the organizations that I represent

Die wichtigste Intranet-Studie geht in die 4. Runde

Published
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Stephan Schillerwein
on July 6, 2009
in Intranet Management
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Bereits zum vierten mal führt die Intranet-Expertin Jane McConnell den “Global Intranet Strategy Survey” durch. Aufgrund der Themenbreite und -tiefe, sowie der Anzahl der teilnehmenden Unternehmen - 226 Organisationen nahmen letztes Jahr teil - darf dieser Report mit Recht als wichtigster Barometer der Intranet-Welt bezeichnet werden.

Die Teilnahme steht jedem Unternehmen, das selbst ein Intranet betreibt noch bis Ende August offen. Die Teilnehmer profitieren nicht nur vom kostenlosen Bezug der Studienergebnisse, sondern können sich selber auch direkt mit den anderen Teilnehmern vergleichen.

Themenschwerpunkte sind diesmal u.a.:

  • The Workplace
  • Collaboration
  • Social Media
  • Search
  • Ownership, strategy, governance
  • Measuring value

(mehr dazu unter: 2009 Global lntranet Survey goes live! Participate!)

Die Teilnahme ist selbstverständlich kostenlos und kann direkt bei Jane McConnell angemeldet werden: Teilnahme-Informationen

Content Branding, Wiki-Intranet und Portal Roadmap

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Stephan Schillerwein
on June 17, 2009
in Enterprise 2.0 / Social Media, Events and Intranet Management
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Auf Contentmanager.de ist mein Review der letzten beiden Episoden von Intranets Live erschienen:

Spektrum der Intranets: Content Branding, Wiki-Intranet und Portal Roadmap

In dem Artikel werden folgende Themen und Intranets betrachtet:

  • Arup: Die Informationsflut durch Content Branding zähmen
  • Razorfish: Ein Intranet wie Wikipedia
  • BT: Diskrepanzen zwischen geschätztem und realem Wert des Intranets
  • Vivisimo: Dashboard-Homepage und Clustering der Suchresultate
  • Capital One: Der Blick nach vorne: die Roadmap

Intranets brauchen den richtigen Farbton

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Stephan Schillerwein
on June 4, 2009
in Enterprise 2.0 / Social Media, Events, Intranet Management and Intranet Strategy
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In Notizblog der ECM WORLD ist heute ein Interview erschienen, dass Thomas Koch (Kongress Media) mit mir geführt hat:

“… Vor diesen Hintergrund könnte man denken, dass dezentral oder von unten her kommende Initiativen grundsätzlich abzulehnen sind. Das ist natürlich nicht der Fall. Auch hier ist die Welt nicht schwarz-weiss, sondern es kommt darauf an, den richtigen „Farbton“ für das jeweilige Intranet zu finden. Also die richtige Mischung aus „top-down“, „bottom-up“ und auch „in-between“, die dem Unternehmen, seinen Mitarbeitern, der Arbeitskultur etc. entspricht. Und dabei tun sich viele Unternehmen gerade im Hinblick auf Social Media Ansätze sehr schwer. …”

Komplettes Interview: Intranets brauchen den richtigen Farbton

Intranets - was trennt die Spreu vom Weizen?

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Stephan Schillerwein
on January 28, 2009
in Intranet Management
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Die 2008 bereits zum dritten Mal durchgeführte Studie „Global Intranet Trends“ von Jane McConnell (NetStrategy/JMC) kommt zu einer für jeden Intranet Verantwortlichen wichtigen Schlussfolgerung:

nur “way of working” Intranets steigern die Mitarbeiter-Produktivität!
(als „Way of Working“ werden diejenigen Intranets bezeichnet, die bereits heute für den Grossteil der Mitarbeiter das wichtigste Arbeitsmittel darstellen)

Dies ist jedoch erst in 22% der 226 befragten Organisationen der Fall.

Ein entscheidender Unterschied zu Unternehmen, bei denen dieser Zustand erst in 1-2 bzw. 3-4 Jahren erreicht werden wird, ist der, dass die am weitest entwickelten Intranets den Bedürfnissen von “Knowledge Workers” und Sachbearbeiter gleichermassen Rechnung tragen.

Eine zu starke Ausrichtung auf die “am nächsten liegende” Zielgruppe wirkt sich also kontraproduktiv aus.

Was unterscheidet nun die Unternehmen, die dieses Ziel bereits erreicht haben, von denen, die frühestens in einigen Jahren so weit sein werden?

Der Report hat die folgenden Faktoren bzw. Unterschiede festgestellt:

· Es ist ein ausgewogeneres Verhältnis zwischen Top-Down-Informationsflüssen einerseits und Bottom-up und horizontalen Informationsflüssen andererseits, vorhanden

· Das Intranet ist sowohl das primäre Informationsmedium, als auch Instrument zur Produktivitätssteigerung und Collaboration (inkl. Social Media)

· Das Intranet ist die Eingangstür zu Geschäftsapplikationen und sonstigen Ressourcen

· Eine dokumentierte und freigegebene Intranet Strategie existiert, die alle relevanten Stakeholder berücksichtigt und die regelmässig überprüft wird

· Es sind etablierte (formelle) Standards und Guidelines vorhanden (und werden ausgeführt)

· Es wird Support und Ausbildung für Content-bezogene Rollen angeboten

· Der Austausch unter den Editoren wird gefördert

· Es gibt definierte „Content Ownership“ (mit fachlicher Verantwortung für Inhalte)

· Das Intranet ist an Unternehmensstrategie und Prozesse angelehnt

· Es gibt keine veralteten Informationen

· Es wird ein breites Spektrum an Informationen bereit gestellt

· Fokussierung auf Qualität und Relevanz des Contents

· Intranet-bezogene Aufgaben finden sich auch in den Job-Beschreibungen wieder

· Verwendung impliziter Personalisierung (Customisation)

· Search (und „Findbarkeit“ generell) wird ernst genommen und entsprechend behandelt (z.B. ausreichendes Staffing, Analyse der Search Logs, Usability Testing, Best Bets, …)

· Regelungen für Metadaten

· Aktuelle Mitarbeiterinformationen im „Telefonbuch“

· Fokussierung auf (eine) gemeinsame Sprache

· Einsatz von Audio- und Web-Conferencing

· Governance für Social Media (Codes of Conduct, Toolauswahl, …)

· Verwendung von “harten” und quantifizierten Messgrössen für die Beurteilung des Werts des Intranets

· Intranet-Zugriff ist auch ausserhalb des Arbeitsplatzes möglich

· Der Intranet Manager legt hohen Wert auf eigenes Wissen im Bereich Informationsarchitektur, „Business & Processes“ und User-Centered Design (UCD)

· Intranet Manager hat gute Skills in den Bereichen Kommunikation, Projektmanagement und „strategisches Denken“

· Intranet Manager fokussiert auf Veränderung und Beeinflussung der Organisation

Der vollständige Report enthält auf 128 Seiten viele weitere Einsichten aus der Praxis und ist direkt bei der Autorin erwerbbar: Global Intranet Trends for 2009 Report

Effective Meetings and Decisions - not just for Intranet Teams

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by
Stephan Schillerwein
on January 9, 2009
in Intranet Management
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I stumbled across a little (hand-written) list of hints for effective meetings and decisions that I wrote down years ago when I was working as an Internet Strategy Director at Intel.

Here goes:

Meetings

  • have a clear purpose why you hold a meeting (esp. regular meetings lack this noticeably…)
  • have an (agreed upon) agenda
  • ensure thar every participant understands his role in the meeting and comes well prepared (sounds too good to be true, doesn’t it…)
  • have a clear understanding of how and to whom the results of the meeting will be communicated

I’d add “accurately stick to the timings”…

Decision Making

  • define what decisions have to be made (in a meeting, a project phase, etc.)
  • define when they have to be made
  • define who will (and can) make the decision
  • analyse who should be consulted (or notifyed) before deciding
  • have a clear understanding who will/can ratify or veto the decision
  • define who will need to be informed about the decision

From today’s perspective I would add “analyse who will have to support the implementation of the decision and thus should be involved as a stakeholder” to the list.

Anything else you’d think is relevant?

Intranet Case Study Compilation updated

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by
Stephan Schillerwein
on December 22, 2008
in Intranet Management
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I’ve finally got around to update my compilation of intranet case studies. You can find them in the main menu here on this blog: Intranet Case Studies

If you know about other relevant such studies, please leave a comment with a link to it and I’ll add it to the complilation.

Methode zur Konzeption von Intranets

Published
by
Stephan Schillerwein
on October 1, 2008
in Intranet Management
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Vor langer Zeit - genauer vor 9 Jahren - habe ich in meiner damaligen Tätigkeit für die IMG zusammen mit der Uni St. Gallen an der Methode “Promet I-Net” mitgearbeitet (heisst heute wohl “Promet Portal”).

Auf Basis der Methode schrieb Thomas M. Kaiser dann 2000 seine Dissertation. Diese steht nun als Download zur Verfügung: Methode zur Konzeption von Intranets (PDF, 1.2 MB)

Auch wenn sich in den letzten 8 Jahren natürlich sehr viel in diesem Bereich verändert hat, ist das methodische Vorgehen, dass in der Dissertation beschrieben wird, immer noch aufschlussreich.

The Name of the Intranet

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by
Stephan Schillerwein
on September 30, 2008
in Intranet Management
. 26 Comments

Inspired by Step Two’s post “Naming the Intranet” I decided to finally publish the list of intranet names that I’ve been ‘collecting’ over some time. It can be found in the top-level navigation menu under “Intranet Names” in this blog.

As commenting does not work on that page, please post any input to the list (additional intranet names that you are aware of, errors in the list, …) by using the comments function below.

Thank you!

The recession-proof Intranet [im Intranet Life Blog]

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by
Stephan Schillerwein
on September 22, 2008
in Intranet Management
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Auf dem letztwöchigen IBF Global Member Meeting in Liverpool wurde unter anderem auch darüber diskutiert, wie man ein Intranet “rezesionssicher” machen kann. Die gesammelten Ideen dazu habe ich im Intranet Life Blog festgehalten:

The recession-proof Intranet