Category Archives: Intranet Management

Content Branding, Wiki-Intranet und Portal Roadmap

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Auf Contentmanager.de ist mein Review der letzten beiden Episoden von Intranets Live erschienen:

Spektrum der Intranets: Content Branding, Wiki-Intranet und Portal Roadmap

In dem Artikel werden folgende Themen und Intranets betrachtet:

  • Arup: Die Informationsflut durch Content Branding zähmen
  • Razorfish: Ein Intranet wie Wikipedia
  • BT: Diskrepanzen zwischen geschätztem und realem Wert des Intranets
  • Vivisimo: Dashboard-Homepage und Clustering der Suchresultate
  • Capital One: Der Blick nach vorne: die Roadmap

Intranets brauchen den richtigen Farbton

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In Notizblog der ECM WORLD ist heute ein Interview erschienen, dass Thomas Koch (Kongress Media) mit mir geführt hat:

“… Vor diesen Hintergrund könnte man denken, dass dezentral oder von unten her kommende Initiativen grundsätzlich abzulehnen sind. Das ist natürlich nicht der Fall. Auch hier ist die Welt nicht schwarz-weiss, sondern es kommt darauf an, den richtigen „Farbton“ für das jeweilige Intranet zu finden. Also die richtige Mischung aus „top-down“, „bottom-up“ und auch „in-between“, die dem Unternehmen, seinen Mitarbeitern, der Arbeitskultur etc. entspricht. Und dabei tun sich viele Unternehmen gerade im Hinblick auf Social Media Ansätze sehr schwer. …”

Komplettes Interview: Intranets brauchen den richtigen Farbton

Intranets – was trennt die Spreu vom Weizen?

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Die 2008 bereits zum dritten Mal durchgeführte Studie „Global Intranet Trends“ von Jane McConnell (NetStrategy/JMC) kommt zu einer für jeden Intranet Verantwortlichen wichtigen Schlussfolgerung:

nur “way of working” Intranets steigern die Mitarbeiter-Produktivität!
(als „Way of Working“ werden diejenigen Intranets bezeichnet, die bereits heute für den Grossteil der Mitarbeiter das wichtigste Arbeitsmittel darstellen)

Dies ist jedoch erst in 22% der 226 befragten Organisationen der Fall.

Ein entscheidender Unterschied zu Unternehmen, bei denen dieser Zustand erst in 1-2 bzw. 3-4 Jahren erreicht werden wird, ist der, dass die am weitest entwickelten Intranets den Bedürfnissen von “Knowledge Workers” und Sachbearbeiter gleichermassen Rechnung tragen.

Eine zu starke Ausrichtung auf die “am nächsten liegende” Zielgruppe wirkt sich also kontraproduktiv aus.

Was unterscheidet nun die Unternehmen, die dieses Ziel bereits erreicht haben, von denen, die frühestens in einigen Jahren so weit sein werden?

Der Report hat die folgenden Faktoren bzw. Unterschiede festgestellt:

· Es ist ein ausgewogeneres Verhältnis zwischen Top-Down-Informationsflüssen einerseits und Bottom-up und horizontalen Informationsflüssen andererseits, vorhanden

· Das Intranet ist sowohl das primäre Informationsmedium, als auch Instrument zur Produktivitätssteigerung und Collaboration (inkl. Social Media)

· Das Intranet ist die Eingangstür zu Geschäftsapplikationen und sonstigen Ressourcen

· Eine dokumentierte und freigegebene Intranet Strategie existiert, die alle relevanten Stakeholder berücksichtigt und die regelmässig überprüft wird

· Es sind etablierte (formelle) Standards und Guidelines vorhanden (und werden ausgeführt)

· Es wird Support und Ausbildung für Content-bezogene Rollen angeboten

· Der Austausch unter den Editoren wird gefördert

· Es gibt definierte „Content Ownership“ (mit fachlicher Verantwortung für Inhalte)

· Das Intranet ist an Unternehmensstrategie und Prozesse angelehnt

· Es gibt keine veralteten Informationen

· Es wird ein breites Spektrum an Informationen bereit gestellt

· Fokussierung auf Qualität und Relevanz des Contents

· Intranet-bezogene Aufgaben finden sich auch in den Job-Beschreibungen wieder

· Verwendung impliziter Personalisierung (Customisation)

· Search (und „Findbarkeit“ generell) wird ernst genommen und entsprechend behandelt (z.B. ausreichendes Staffing, Analyse der Search Logs, Usability Testing, Best Bets, …)

· Regelungen für Metadaten

· Aktuelle Mitarbeiterinformationen im „Telefonbuch“

· Fokussierung auf (eine) gemeinsame Sprache

· Einsatz von Audio- und Web-Conferencing

· Governance für Social Media (Codes of Conduct, Toolauswahl, …)

· Verwendung von “harten” und quantifizierten Messgrössen für die Beurteilung des Werts des Intranets

· Intranet-Zugriff ist auch ausserhalb des Arbeitsplatzes möglich

· Der Intranet Manager legt hohen Wert auf eigenes Wissen im Bereich Informationsarchitektur, „Business & Processes“ und User-Centered Design (UCD)

· Intranet Manager hat gute Skills in den Bereichen Kommunikation, Projektmanagement und „strategisches Denken“

· Intranet Manager fokussiert auf Veränderung und Beeinflussung der Organisation

Der vollständige Report enthält auf 128 Seiten viele weitere Einsichten aus der Praxis und ist direkt bei der Autorin erwerbbar: Global Intranet Trends for 2009 Report

Effective Meetings and Decisions – not just for Intranet Teams

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I stumbled across a little (hand-written) list of hints for effective meetings and decisions that I wrote down years ago when I was working as an Internet Strategy Director at Intel.

Here goes:

Meetings

  • have a clear purpose why you hold a meeting (esp. regular meetings lack this noticeably…)
  • have an (agreed upon) agenda
  • ensure thar every participant understands his role in the meeting and comes well prepared (sounds too good to be true, doesn’t it…)
  • have a clear understanding of how and to whom the results of the meeting will be communicated

I’d add “accurately stick to the timings”…

Decision Making

  • define what decisions have to be made (in a meeting, a project phase, etc.)
  • define when they have to be made
  • define who will (and can) make the decision
  • analyse who should be consulted (or notifyed) before deciding
  • have a clear understanding who will/can ratify or veto the decision
  • define who will need to be informed about the decision

From today’s perspective I would add “analyse who will have to support the implementation of the decision and thus should be involved as a stakeholder” to the list.

Anything else you’d think is relevant?

Methode zur Konzeption von Intranets

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Vor langer Zeit – genauer vor 9 Jahren – habe ich in meiner damaligen Tätigkeit für die IMG zusammen mit der Uni St. Gallen an der Methode “Promet I-Net” mitgearbeitet (heisst heute wohl “Promet Portal”).

Auf Basis der Methode schrieb Thomas M. Kaiser dann 2000 seine Dissertation. Diese steht nun als Download zur Verfügung: Methode zur Konzeption von Intranets (PDF, 1.2 MB)

Auch wenn sich in den letzten 8 Jahren natürlich sehr viel in diesem Bereich verändert hat, ist das methodische Vorgehen, dass in der Dissertation beschrieben wird, immer noch aufschlussreich.

The Name of the Intranet

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Inspired by Step Two’s post “Naming the Intranet” I decided to finally publish the list of intranet names that I’ve been ‘collecting’ over some time. It can be found in the top-level navigation menu under “Intranet Names” in this blog.

As commenting does not work on that page, please post any input to the list (additional intranet names that you are aware of, errors in the list, …) by using the comments function below.

Thank you!

Intranets operieren im Vakuum des mangelnden Managements von intellektuellem Kapital

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Das ist mein Fazit nach Lektüre der Studie “Wie intellektuelles Kapital Werte schafft” ( Deutsche Bank Research, 18.06.2008).

Die Studie befasst sich mit Wissensbilanzen, also Instrumenten zur strukturierten Erfassung und strategischen Steuerung von intellektuellem Kapital. Dadurch soll ermöglicht werden, dass “Unternehmen [...] systematischer mit ihrem intellektuellen Kapital umgehen, [denn] Vermögenswerte wie Qualifikationen, Innovationskraft und Kundenbeziehungen sind heute ihre wichtigsten Wettbewerbsvorteile.”

Diese systematische Vorgehensweise zum Management von intellektuellem Kapital wird erst bei einer verschwindend geringen Anzahl von Unternehmen eingesetzt (die Studie spricht von “über 150 Unternehmen”). Dort, wo intellektuelles Kapital nicht “gemanaged” wird, bleibt es sich selbst (und somit dem Zufall) überlassen. Dementsprechend operiert auch das Intranet, als Mittel zum Management von Informationen, Wissen und Beziehungen im Vakuum.

Dabei bieten Intranets zahlreiche Möglichkeiten zur Steuerung und Optimierung derartiger Vermögenswerte. Folglich sollten Instrumente wie Wissenbilanzen von Intranet Managern mit offenen Armen begrüsst, gefördert und genutzt werden.

In einem Unternehmen, in dem bspw. die Wissensbilanz als stragisches Werkzeug angesehen wird, das Intranet jedoch nicht, kann die Zusammenarbeit von Wissensbilanz und Intranet zu einer neuen Wahrnehmung des Intranets im Management führen.

Ansatzpunkte dafür gibt es mehr als genug. Wenn bspw. ein durch die Wissensbilanz aufgedeckter Schwachpunkt das Wissen um den aktuellen Qualifikationsstand der Mitarbeiter ist (was in vielen Unternehmen der Fall sein dürfte, da sich eine systematische Erfassung i.d.R. auf formelle Weiterbildungsmassnahmen beschränkt, durch laufende Praxis gewonnene Erfahrungen, Kenntnisse und Fähigkeiten jedoch undokumentiert bleiben), kann das Employee Directory (Intranet Telefonbuch) als Sammelpunkt für qualifikationsbezogene Informationen eine Lösung darstellen (z.B. durch Integration von Ansätzen des Social Networking, wie in meiner jüngst für das Intranet Benchmarking Forum veröffentlichten Studie “Employee Directory Wave Three” beschrieben) .

Links:

Arbeitskreis diskutiert mobiles Internet und Intranet

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Auf Initiative und Einladung von Saim Alkan (aexea) kamen gestern in Stuttgart 12 Fachleute zum Thema Einsatz von Internet und Intranet auf Mobiltelefonen zusammen.

Neben spannenden Vorträgen wurden gemeinsam offene Fragen und nächste Schritte erarbeitet.

Saim hat im text-gold.de Blog live darüber berichtet: Mobile Intranet und Internet – aexea Fachmeeting in Stuttgart

Meine Präsentation zum Thema “Mobile Intranets” ist auf meiner Website zum Download verfügbar: Mobile Intranets (PDF, 350 kB)