The whitepaper “THE DIGITAL WORKPLACE – Redefining Productivity in the Information Age” has gotten quite some attention in the market in the few weeks since its publication.

From Norway to Indonesia, from New Zealand to Canada, from Spain to Vietnam – readers come from around the world and from organizations of all sizes and sectors.

I’ve been impressed by the feedback we’ve received so far and just wanted to share some such statements that other industry experts gave on the report:

“Organisations need to act now on the problems highlighted in this report as work shifts to a digital workplace. Acting quickly and clearly now will gain organisations cost savings and competitive advantage. The longer the solution approaches presented are ignored, the higher will be the risk of failure and increased costs.”
Mark Morrell
Intranet Pioneer

“This report provides a comprehensive, thought-provoking view on the digital workplace and its impact on organizations. It offers both a broad strategic perspective and plenty of facts and figures. I strongly recommend this report to both executives and practitioners who will find it a valuable source of information and inspiration.”
Jane McConnell
NetStrategy/JMC, author of “Digital Workplace Trends 2012″

“The biggest problem with intranets today is that they are primarily used for communication and are owned by communication. Therefore the potential for the intranet is not developed into a digital workplace and used to make organisations more efficiently. I welcome this report and hope that CEO’s will read and understand, that the responsibility for the intranet does not belong in communication, IT or HR but in a department directly under the CEO with the sole purpose of making the organisation more efficient. This is much too important for the organisation to be suboptimised to lower positions in the hiearchy.”
Kurt Kragh Sørensen
IntraTeam

“Knowledge work is the foundation of many organizations in the digital age. This report uncovers how we can reshape the view on productivity and transform knowledge into a valuable and sustainable asset. It is a MUST READ for decision makers and communications professionals!”
Reto Stuber, author of the bestselling book “Erfolgreiches Social Media Marketing mit Facebook, Twitter, XING und Co.“

“I highly recommend this report. It is based not simply on opinion and conjecture, but on solid research and facts. It will provide organizations with much needed evidence that their internal information systems and practices are in drastic need of an overhaul. It offers a solution which has the potential to fundamentally change the way work gets done in organizations.”
Andrew Wright
Worldwide Intranet Challenge

If you haven’t got the report yet, registration for a free PDF-copy is still open at: http://www.infocentricresearch.com/Research/Publications/The-Digital-Workplace.aspx

Bereits zum fünften Mal führte Jane McConnell, NetStrategy/JMC dieses Jahr die Studie „Global Intranet Trends“ durch – mit einer Rekordbeteiligung von 440 Organisationen.

Der Report liefert viele wissenswerte Aufschlüsse über den aktuellen Status von Intranets weltweit. Insbesondere erlaubt er jedoch einen Einblick in Erfolgsfaktoren, die führende Intranets auszeichnen. Eine Nachahmung der festgestellten Prinzipien – natürlich unter Anpassung auf die eigenen, individuellen Gegebenheiten – dürfte für weniger weit fortgeschrittene Intranets die Erschliessung von grossen Optimierungspotentialen ermöglichen.

Die vier wichtigsten Aspekte, in denen führende Intranets sich klar vom Mittelmass unterscheiden:

· Definierte Entscheidungskompetenzen

· Integration von Collaboration und Social Media

· Intranet ist Bestandteil der Ziele des Managements

· Verbreitung und Reifegrad von Social Media

Entscheidungskompetenzen

Wenn klar definiert ist, wer für was verantwortlich ist und wie Entscheidungen getroffen werden, kann das Intranet-Team seine Energie auf die Vorbereitung und Ausführung von Entscheidungen konzentrieren und muss nicht bei jeder zu treffenden Entscheidung erneut mit dem mühsamen Suchen nach den zuständigen Entscheidungsträgern beginnen.
Klare Zuständigkeiten fördern weiterhin die Entscheidungsgeschwindigkeit und vermeiden langatmige Diskussionen.

Führende Intranets haben in diesem Bereich doppelt so häufig eine organisationsübergreifende Steuerung, wobei insbesondere auch das „Business“ einen deutlich stärken Einbezug erfährt als bei durchschnittlichen Intranets. Weiterhin wird auch dem Einbezug von wichtigen Stakeholdern im Unternehmen ein höherer Stellenwert beigemessen und Routineangelegenheiten können direkt von den entsprechenden Funktionsinhabern ohne Einbezug weiterer Instanzen entschieden werden.

Integration von Collaboration und Social Media

Wenn diese „Kanäle“ nicht sinnvoll integriert werden, verliert das Intranet an Bedeutung. Kein Wunder, denn das Intranet als reines Informationsmedium ist meist nur von untergeordneter Bedeutung für die Erledigung der täglichen Aufgaben. Weiterhin führen solche Silos insbesondere zu einer weiteren Verschlechterung der Auffindbarkeit und Verwendbarkeit von Informationen.

Sogar bei den führenden Intranets ist dies heute noch nicht zufriedenstellend gelöst, dennoch zeichnen sie sich gegenüber dem Rest bspw. durch eine deutliche bessere Verknüpfung der unterschiedlichen Kanäle aus.

Intranet als Bestandteil der Ziele des Managements

Was nicht in den Zielen von Management und Mitarbeitern verankert ist, dem wird meist nur nachrangige Aufmerksamkeit geschenkt. Ein fest in die Ziele des Managements und der betroffenen Mitarbeiter (z.B. Autoren) eingebundenes Intranet wird automatisch eine viel höhere geschäftliche Bedeutung erlangen, als wenn das nicht der Fall ist.

So wird bei den führenden Intranets vom Top Management bspw. erwartet, dass die verschiedenen Funktionsbereiche des Unternehmens (wie z.B. HR, IT, Einkauf, etc.) ihre internen Services hauptsächlich über das Intranet anbieten und abwickeln. Ebenso, dass Autoren Ziele hinsichtlich der Bereitstellung von Content in ihren Jahreszielen wiederfinden. Auch die Integration in weitere Steuerungsmechanismen, wie z.B. bestehende Regelungen der Organisation, sind bei führenden Intranets deutlich häufiger anzutreffen.

Verbreitung und Reifegrad von Social Media

In diesem Bereich zeichnen sich führende Intranets dadurch aus, dass sie mehr unterschiedliche Funktionen anbieten, diese häufiger auch tatsächlich unternehmensweit genutzt werden, besser integriert sind und aufgrund längerer Nutzung auch einen höheren Reifegrad in der Nutzung aufweisen können.

Dadurch unterscheidet sich der Fokus zwischen „Social Media Anfängern“ und Fortgeschrittenen bspw. hinsichtlich der Beurteilung von Risiken und möglichen Problemen deutlich:

Typische «Ängste der Anfänger»:

· Zweifel an Wert und Relevanz von Social Media für das Unternehmen

· Zeitverschwendung

Typische «Ängste der Praktizierenden»:

· Auffindbarkeit der mit Social Media kreierten Informationen

· Sicherheit

· Sprachen-Silos

Anhand dieser Unterschiede wird auch deutlich, welche häufig geäusserten Vorbehalte gegenüber Social Media in der Praxis tatsächlich von Relevanz sind und welche vernachlässigt werden können.

Organisatorische Grundlagen sind erfolgsentscheidend

Bei zusammenfassender Betrachtung der vier festgestellten Erfolgsfaktoren wird wieder einmal deutlich, dass der Erfolg von fortgeschrittenen Intranets hauptsächlich auf organisatorische Aspekte gründet. Dementsprechend stellen eine klare und breit getragene Intranet Strategie, die entsprechenden Steuerungsmechanismen (Governance, Rollen, Ziele) und eine gezielte Ausrichtung auf ein integriertes Intranet, das als universelles Arbeitsmittel die Wissens-/Mitarbeiter in Zukunft möglichst umfassend in ihrer Aufgabe unterstützt („Digital Workplace“), die Grundlage von fortgeschrittenen, erfolgreichen Intranets dar.

Weitere Informationen

Der Report ist für Teilnehmer kostenlos verfügbar, für alle anderen Interessenten für 550.- € käuflich direkt von der Autorin erwerbbar: Global Intranet Trends for 2011

Ich wurde gebeten, am Intranet Summit (19.-20. Mai in Frankfurt) den Eröffnungsvortrag zu halten. Die Konferenz steht dieses Jahr unter dem Motto der Weiterentwicklung des Intranets vom heute häufig stark auf die Informationsbereitstellung beschränkten Instrument hin zu einem universellen Arbeitsmittel (das z.B. als eWorkplace oder Web Workplace bezeichnet wird). Dieses ermöglicht u.a. Collaboration, Unterstützung von Wertschöpfungsprozessen, Applikationsintegration, Social Networking und vieles mehr.

Die zahlreichen Best Practise Fallstudien, die auf dem Intranet Summit 2010 vorgestellt werden, beleuchten viele dieser Facetten des Intranets der Zukunft (u.a. bei E.ON, Sixt, BASF, Burda, WWF, HP, …).

Vor diesem Hintergrund wird meine Präsentation den Fokus auf die Rahmenbedingungen des Intranets als universelles Arbeitsmittel legen.

Hier ein kleiner Vorgeschmack auf meine 5 Thesen dazu:

(1) Gute Intranet Manager müssen neue Wege gehen
Die Grundprobleme von heute, sind die noch viel schwerer ins Gewicht fallenden Probleme von morgen – bspw. die mangelnde Unterstützung von oben. Hier sind neue Ansätze gefragt, um das Intranet in eine andere Liga aufsteigen zu lassen. Einer davon ist bspw. die chinesische Philosophie des “Reifen lassen”, die für die Herausforderungen eines Intranets bessere Antworten anbieten kann als kurzfristige Zielorientierung.

(2) Produktive Wissensarbeiter fallen nicht vom Himmel
Tools haben wir alle schon zur Genüge. Woran es jedoch mangelt ist das Wissen um den richtigen Umgang damit zur Bewältigung der Herausforderungen des Informationszeitalters. Soll das Intranet das wichtigste Werkzeug der Wissensarbeiter werden, müssen diese auch auf ganz anderen Ebenen als bisher Unterstützung erfahren. Wie ein Schmied in einem mittelalterlichen Dorf zur Technologisierung und Produktivitätssteigerung der ganzen Gemeinschaft beigetragen hat, so müssen Intranet Teams das Unternehmen erst zur produktiven Wissensarbeit befähigen.

(3) Mangelnde Usability erstickt das Verhältnis Intranet & Unternehmenskultur im Keim
Die Beziehung zwischen einem Intranet und der Kultur seines Unternehmens ist delikat. Zudem haben erst wenige Organisationen das Potential des Intranets für die Kulturentwicklung erkannt. Doch bevor hochtrabende Träume von der kulturellen Veränderung des Unternehmens mithilfe des Intranets gesponnen werden, stehen ganz profane Basisarbeiten an: Design und Usability des Intranets müssen durchgängig auf ein derart hohes Niveau gebracht werden, dass jeder Mausklick zum Ausdruck von Werten wie Respekt, Kundenorientierung, Servicebereitschaft und dem Streben nach Exzellenz wird.

(4) Nutzbare Informationen setzen ein neues Architekturverständnis voraus
Unaufindbare Informationen sind nutz- und wertlose Informationen. So, wie der Weg von der Steinzeithöhle zum Burj Khalifa nur über eine sich ständig verfeinernde Architektur möglich geworden ist, so führt der Weg zu nutzbaren Informationen nur über eine sich weiterentwickelnde Informationsarchitektur. Statische Navigationsmenüs und der “Verzicht” auf Anreicherung unstrukturierter Informationen mit Metadaten sind vor diesem Hintergrund nicht mehr zeitgemäss.

(5) Überlegene Intranets brauchen sorgfältig ausgewählte Technologie
Solange ein Intranet nur rudimentäre CMS-Grundfunktionalitäten benötigt, fährt man gut mit einer nicht auf Technologie fokussierten Vorgehensweise. Mittlerweile sind jedoch wichtige Technologien, die typische Problembereiche von Intranets adressieren, so weit ausgereift, dass ein Ignorieren der verfügbaren Möglichkeiten zu klar suboptimalen Lösungen führt. Eine neue Herangehensweise ist also auch hier gefragt, um einen soliden “Unterbau” für das Intranet als universelles Arbeitsmittel in die Realität umsetzen zu können.

Weitere Informationen zum Kongress und Anmeldung unter: www.intranet-summit.de

Martin White hat eine Übersicht der dieses Jahr im Themenumfeld “Intranets” stattfindenden Konferenzen zusammen gestellt: Intranet Conferences 2010

Ich selber werde im 1. Halbjahr 2010 vor allem auf diesen Veranstaltungen mit dabei sein:

• International Conference about Intranets and Enterprise 2.0. March 2-4, Copenhagen. Intrateam
  (halte dort einen Vortrag gemeinsam mit Andrew Wright über die Worldwide Intranet Challenge: “Building the Best Practise Intranet“)
• ECM forum, Zürich, 29. April
• Intranet Summit, Frankfurt, 19.-20. Mai
• und am ersten Dienstag jeden Monats bei Intranets Live

The first book on Internal Branding in German language has recently been published. It’s titled “Innen beginnen: Von der internen Kommunikation zum Internal Branding” (~”Beginning inside – from Internal Communication to Internal Branding”). I was asked to write an article about the role intranets can play in internal branding and feel honoured to have been able to contribute to this great book.

Some key points from my article:

1. Branding in relation to an intranet is so far only thought of in a very limiting way: using basic visual brand elements in the intranet design and/or creating a separate brand for your intranet. The by far richer possibilities of using an intranet to support turning employees into brand ambassadors are usually not even considered.
2. Organisations that take their brand and brand values seriously should have this also being reflected by their intranet. A good point to start is the intranet strategy. Internal branding should become a strategic dimension of every intranet, just as e.g. publishing information, fostering collaboration or employee participation (Social Media) are.
3. A fundamental requirement for successful internal branding activities in the intranet is that employees feel welcome and respected in using the intranet. Major flaws and failures in design, usability, readability, findability and accessibility make users feel “unwelcome” and thus usually create a sharp contrast to the positive aspects brand values are trying to convey.
4. Evolution of an organisation’s culture is an important success factor for internal branding programmes. The intranet can help to make visible and experience the desired future state.
   I use prediction markets as an example of how organisations can dramatically change the way they work and which role each person has in a organisation.
5. There is a multitude of options for campaigning your internal branding activities via the intranet, from “learning worlds” to video-based story telling approaches to value indicators (that e.g. show how well a certain content represents the brand values of the organisation)

“An organisation has as many marketing departments as it has employees”

Internal Branding can be regarded as a whole new area of expertise that puts an organisation’s brand in a much broader concept and enables employees to actually identify with and live by the brand values. For intranets it offers a further chance to be put to the heart of an organisation by supporting internal branding activities in a substantial way.

Further info:

• Press release: Marken strahlen von innen nach außen (German)
• Order the book at amazon: Innen beginnen: Von der internen Kommunikation zum Internal Branding (German)

At a recent intranet seminar I was giving, one of the participants stated that intranets managers ought to make more use of “Web Darwinism”. But does the intranet jungle provide an ecosystem suitable for making use of this law of the survival of the fittest?

Darwinism applied to the web basically means that those sites that are “strongest” will thrive and survive, while weaker ones will vanish. Strong equaling aspects like successful, heavily used, financially sustainable etc. it becomes clear that even the web isn’t pure Darwinism as countless websites will continue to exist, even if they fail to be(come) “strong”.

Also with myriads of potentially tiny target groups and niches it can be hard to tell whether a site is strong or not. Think of elephants and ants, each being a strong species.

The intranet jungle is a different habitat

While the web can (at least in some parts) be regarded as the wild open, the typical intranet resembles more of a wildlife reservation or zoo. There are all kinds of protection mechanisms that hinder weak areas of an intranet (e.g. content or functions) from becoming extinct. The range goes from the (financial and emotional) investment made to create that area to politics and regulations that make it mandatory for those things to be in place.

So, what would potentially die when left to itself in the jungle might life a long live under the care of its respective owners in the intranet environment.

What to do with all the carefully cared for weaklings?

The main operational goal of an intranet is supporting employees do their jobs better, more efficiently, with higher quality results etc. Weak content and functions are obstacles to achieving that goal. While you usually can’t just kill the weaklings, one approach would be to move them to places, where they can still be accessed but are out of the way in the predominating number of cases where they are of little or no relevance to a user.

Fast and easy information access being one of the biggest challenges on almost all intranets, mechanisms to provide quicker access to the “short end of the long tail” sure is a critical issue. But also one that so far often remains unaddressed due to lack of suitable solutions.

Iceberg-style Navigation

The approach I want to discuss can be thought of as a pyramid-shaped iceberg. It comes into play whenever any form of navigation – be it navigation menus, search results, shortcuts, tagclouds, … – is displayed. In each case only the top of the iceberg is visible (the head of the pyramid), containing the most important part of the respective content. The rest, which can be as much as 80%, is hidden below the surface (but can still be used by “diving down” to it).

One option how this can be achieved is to factor relevance metrics into every piece of content. This is then used to calculate the importance of the content whenever it is delivered in any kind of navigation. That means, that for instance a navigation submenu is no longer made up of static entries but the most relevant contents to be displayed are calculated on the fly in the very moment that a user is opening the menu.

The metrics used to calculate relevance can be made up of things like:

• Frequency with which the content is accessed
• Up-to-dateness of the content
• Frequency of the content being clicked on in search results
• Frequency of the content being bookmarked or subscribed to
• How well the content is rated by users
• …

Every organization will have to find their individual formula that reflects its strategic intranet goals, content quality guidelines etc. The selected indicators can then be used to calculate the current relevance of each piece of content at any given time.

Whenever a navigation element is delivered anywhere on the site, the entries of the navigation are delivered according to the respective relevance of its potential entries. For instance:

• Search result lists: only content with relevance above a defined limit is shown in the main result list. Content with lower relevance is made accessible via a link (e.g. “250 more results with lesser importance”)
• Navigation menus: only high relevance content is shown in the navigation menus, the rest is displayed with lesser prominence in a sidebar of the respective page
• A-Z Index: similar to how a tagcloud is designed, the title’s size of an A-Z entry could reflect its calculated importance
• Content teasers.: only content above a certain threshold is eligible to be featured in overviews and lists promoting defined contents
• Shortcuts (featured links): only the top 5 links of the respective category are displayed based on the relevance of its contents
• …

Things to consider

Care has to be taken not to create a “lemming effect” by further promoting the anyway popular items. In practice this means to select the above mentioned relevance criteria with circumspection and providing for mechanisms that take this problem into account (e.g. by treating a click on a promoted content different than one on the same content but coming from a source not boosted by the relevancy system).

If you feel that the approach outlined above is suitable to substantially help lessening information chaos on your intranet, please bear in mind that it (naturally) also has its drawbacks:

• complexity is added to your intranet systems
• performance is likely to be affected as every navigational element becomes dynamic
• badly chosen metrics and formulas will do more harm than good
• users can potentially be confused by (constantly) changing navigational elements (“I’m sure the document was here when I opened this menu just yesterday!”)
• adequate data needed to calculate the relevancy might not exist for all content on a “fair basis”. E.g. important content might have been hidden away so far and thus not have any user ratings or only few clicks in search result lists. Thus the new mechanisms will continue to hide it away.

I’m curious to hear if anyone has successfully implemented mechanisms along these lines in their intranets, yet.

Rendering knowledge – seven principles of knowledge management
As a part of that paper I updated my original three rules of knowledge management to seven principles which I share below

25 reasons why saving time on your intranet is a bad metric
We’ve all heard the argument: if we can save staff 2 minutes a day looking for information on the intranet, we can multiply this out by the number of staff and the days in the year to get a huge productivity benefit. This can then be used to justify the intranet redevelopment, and to demonstrate the benefits of improving intranet usability.

Intranet 2.0 webinar Q&A
Last week’s webinar, Intranet 2.0 – The Future of Intranets, was well attended with many good questions.

SAS focuses on employees, promotes change
“The employee-company relationship – this is the thing we do very, very well at SAS”
Gartner Magic Quadrant 2008
The new Gartner Magic Quadrant for Information Access – their name for intranet and customer facing search – has been published and is available
Intranet 2.0 – geteilte Verantwortung
Verteilung der Verantwortlichkeiten in einem Intranet 2.0