Archive for the 'Uncategorized' Category

No. 1 Intranet Challenges

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Stephan Schillerwein
on May 8, 2008
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Als Pre-Conference Angebot zum Swiss Intranet Summit fand diesen Dienstag das Seminar “Erfolgreiches Intranet Re-Design” statt.

Zum Auftakt befragte ich die 21 Teilnehmer aus Unternehmen mit einer Spannbreite an Intranet-Benutzern von unter 500 bis weit über 10′000 (schwerpunktmässig jedoch zwischen 1′000 und 5′000 Usern) nach ihrer grössten aktuellen Herausforderung.

Hier die Antworten (z.T. nachträglich geclustert):

  • Motivation und Akzeptanz (4 Nennungen)
  • Einführung neuer Strukturen (4x)
  • Den Schritt zum echten Arbeitsmittel schaffen (3x)
  • Nutzungssteigerung (2x)
  • Termineinhaltung in Projekten
  • Abgrenzung ‘public’ vs. ‘private’
  • Abstimmung mit der IT
  • Konsolidierung
  • Interessensbündelung, übergreifenden Nutzen generieren
  • Intranet ist eine “grosse Baustelle”
  • Usability des CMS
  • Richtiges Mass finden
  • Besonderheiten bei Niederlassungen in China

Insbesondere die meist genannten Issues wurden im Seminar adressiert und können durch eine Vorgehensweise, die auf einer richtig erarbeiteten Intranet Strategie, klaren Rollenmodellen, Aufgabendefinitionen, Leistungskontrolle und Governance fundieren, angegangen werden.

Weitere Termine: Intranet Re-Design

Multi-perspektivisches Intranet [Live Blogging]

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Stephan Schillerwein
on April 15, 2008
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Live (na ja, fast…) vom 9. Swiss SharePoint Club Meeting in Zürich:

Nach einem Blick auf die typischen Problemstellungen in „klassischen Intranets“, die vielfach darher resultieren, dass jeder Nutzer eine unterschiedliche Sicht – oder Perspektive – auf Inhalte und Funktionen hat, stellt Martin Armand von der Infocentric Research einen spannenden Lösungsansatz vor.

Dieser basiert auf einer multi-perspektivischen Intranet Taxonomie. Content (oder beliebigen anderen Informationsobjekten) werden dabei anstatt einem Ort in der Navigationsstruktur verschiedene Kategorien zugeordnet, z.B. aus einer Service Taxonomie, einer Business Objekt Taxonomie, einer Business Rollen Taxonomie, Kommunikations-Taxonomie, Produkt-Taxonomie, Projekt-Taxonomie, etc.
Jedem Content-Typ sind dabei die jeweils für ihn sinnvollen Taxonomien zugeordnet.

Durch Verknüpfung der einzelnen Sichten ergibt sich dann die „Multi-Perspektive“, bei der jeder Benutzer die Sichtweise verwenden kann, die seinem aktuellen Informationsbedürfnis und Kontextverständnis am nächsten kommt. Eine starre, physische Intranet Struktur gibt es nicht mehr.
Führt das nicht dazu, dass der Benutzer tonnenweise Meta-Daten ausfüllen muss? Nein, denn 10 Objekte pro Sub-Taxonomie reichen und der Prozess ist nicht langsamer als bei klassischer Zuordnung eines Gefässes, insbesondere wenn gleichzeitig mit der Einführung auch eine Konsolidierung unterschiedlicher Intranet-Plattformen erfolgt. Die Zuordnung zu den richtigen Taxonomien-Einträgen fällt den Benutzern zudem leichter als die Auswahl der korrekten Navigationsknoten in der Baumstruktur.

Gleichzeitig werden damit typische Intranet-Probleme in folgenden Bereichen gelöst:

  • Lokalisation
  • Suche
  • Personalisierung
  • Publikation
  • Semantik

Also alles Funktionen und Bereiche, die stark auf gute Metadaten angewiesen sind, um qualitativ hochwertige Ergebnisse liefern zu können.

Case Study atel

Das atel Intranet wurde nach diesem Ansatz neu „strukturiert“. Die ehemals organisations-orientierte Navigation (bei der man wissen musste, wer etwas wo abgelegt hatte um es (schnell) wieder zu finden) wurde von einer primär thematisch aufgebauten Hauptnavigation abgelöst (einer der Hauptmenüpunkte ist wiederum Organisationsorientiert).

Die Sub-Navigation baut sich dynamisch nach den jeweils zugeordneten Taxonomien auf. Zusätzlich stehen überall Filter zur Verfügung, die eine Einschränkung bspw. nach Dokumenten-Typ, Land, Abteilung, Projekt-Typ etc. ermöglichen.
Content kann auch in der Navigation über verschiedene Wege (=Perspektiven) erschlossen werden, ohne das dazu eine zusätzliche Pflege verschiedener Menüpunkte (denen ein Content zugeordnet ist) nötig wäre.

Da kein Navigationsknoten im CMS zugeordnet werden muss, ist eine Publikation auch direkt aus Office-Applikationen heraus möglich (die Meta-Daten werden dann eben beim Speichern z.B. eines Word-Dokuments abgefragt). Theoretisch könnte so jeder Mitarbeiter einfach publizieren, da keine Rechtezuweisung auf Baumebene mehr erforderlich ist und kein Vorwissen über CMS-Bedienung und die Baumstruktur benötigt wird, sondern nur die Meta-Daten entsprechend ausgewählt müssen).

Fragen aus dem Publikum:

  • Funktioniert das auch Mehrsprachig? Ja, es wird einfach eine Srache als „Master“ gewählt und die Taxonomie-Begriffe entsprechend in beliebig viele andere Sprachen übersetzt. Der Autor pflegt die Meta-Daten somit in seiner Sprache, die Ausgabe hingegen kann in beliebigen Sprachkombinationen erfolgen (z.B. nur die gewählte Sprache, die gewählte Sprache plus die Firmensprache, alle Sprachen, die der User laut Profil versteht etc.)
  • Was passiert bei einer Organisationsänderung? Genau das ist eine Stärke des Ansatzes, da nur die entsprechenden Bezeichnungen und Zuordnungen in der zentralen Taxonomie geändert werden müssen und sofort danach alle Inhalte wieder an der richtigen Stelle unter der richtigen Begrifflichkeit zu finden sind.

Besonders spannend finde ich den Aspekt, dass Informationsobjekte aus jedem beliebigen System mit diesem Ansatz nahtlos in die Intranet-Informationsarchitektur integriert werden können. Einzige Voraussetzung ist die Ermöglichung der entsprechenden Meta-Daten. Ob Collaboration-Space, Wiki, Blog-Eintrag oder Seite einer Web-Applikation – alle lassen sich wie „normaler“ CMS-Content dynamisch integrieren.
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Links:
Präsentation wird in den nächsten Tagen für Mitglieder des Clubs zugänglich gemacht

Put Facebook on your Intranet

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Stephan Schillerwein
on April 11, 2008
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Die Ankündigung heisst im Original zwar etwas anders (”Put Facebook on your website, says startup“), aber nach Durchsicht der Präsentation von Ringside Networks stellte ich mir natürlich gleich die Frage, welche Auswirkung dies auf Intranets haben könnte?

Eigentlich die gleichen wie für Websites (Zugriffsrechte, Firewall-Überwindungsproblematiken, etc. mal aussen vor gelassen):

  • Any [intranet] should be able to embed Social [networks and applications]
  • Any [intranet] should be able to integrate easily with other Social Networks

(vgl. The Social Application Platform (PDF))

Intranet Benchmarking in der Praxis

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Stephan Schillerwein
on April 9, 2008
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Das Intranet Benchmarking Forum (IBF), mit über 60 Mitgliedern weltweit führend im Intranet und Portal Benchmarking (zu den Mitgliedern zählen z.B.: Nokia, Unilever, AXA, BT, Orange, JP Morgan Chase, KPMG, Syngenta und Shell), veranstaltet anlässlich der Grundüng des ‘IBF Europe’ am 22. April in Zürich eine Informationsveranstaltung für Unternehmen, die an einem neutralen, detailierten Vergleich ihrer Intranets und dem strukturierten Austausch mit anderen Unternehmen in einem Vertrauens-basierten Umfeld interessiert sind.

Aufgrund der zahlreichen Anmeldungen namhafter Unternehmen aus ganz Europa wurde nun ein grösserer Raum für die Veranstaltung zur Verfügung gestellt, so dass nun zusätzliche freie Plätze vorhanden sind.

Wer also gerne am 22. April 2008 beim “IBF Europe Founder’s Meeting” in Zürich dabei sein möchte, um das Intranet Benchmarking Forum, seine Aktivitäten und Vorteile für Mitglieder aus erster Hand kennen zu lernen, ist herzlich eingeladen.

Die Teilnahme an diesem Meeting ist selbstverständlich kostenfrei und unverbindlich und bietet für interessierte Unternehmen die Chance zur aktiven Mitgestaltung von “IBF Europe”.

Infos und Anmeldung:

Einen Intranet Innovations-Tag im eigenen Unternehmen veranstalten – mit ‘IBF 24′

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Stephan Schillerwein
on April 3, 2008
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Beim Thema Intranet wollen immer viele mitreden. Das ist auch gut und wichtig, doch leider häufig wenig Ziel führend. Neben politischen Aspekten (jemand will das Intranet z.B. in eine bestimmte, ihm persönlich vorteilhaft erscheinende Richtung drängen) und psychologischen Faktoren (veränderungsresistente Kollegen werden für jeden noch so guten Weiterentwicklungsvorschlag einen Grund finden, warum das nicht gemacht werden sollte) fehlt den Diskussionsteilnehmern häufig schlicht Wissen und Erfahrung.

So bleiben gute Ideen und innovative Ansätze auf der Strecke, weil sie für viele nicht richtig vorstellbar sind und deswegen Chancen und Nutzenbeitrag nicht gesehen oder verstanden werden. Kein Wunder, denn wer ausserhalb des Intranet-Teams hat schon in nennenswertem Umfang Erfahrung mit (anderen) Intranets und deren Möglichkeiten?
Selbst ein Kommunikationschef wird kaum dazu zu bewegen sein, sich bspw. auf einer Intranet-Konferenz über die neusten Entwicklungen ein Bild zu verschaffen (dazu hat er ja schliesslich auch seinen Intranet Manager), geschweige denn Mitarbeiter aus den Geschäftsbereichen oder der Unternehmensleitung.

Einige der besten Intranets live im eigenen Unternehmen erleben

Aber was wäre, wenn die Konferenz ins Unternehmen käme und die Möglichkeit bieten würde, einen eigenen Intranet Innovations-Tag um sie herum zu gestalten? Wenn alle Interessierten sich Einblicke in einige der innovativsten und besten Intranets verschaffen könnten, weltweit und in allen Zeitzonen?

Diese bisher einmalige Möglichkeit besteht am 18. und 19. Juni während 24 Stunden im Rahmen des ‘IBF 24′, einer virtuellen Online-Konferenz, veranstaltet vom Intranet Benchmarking Forum.
Während selbstverständlich auch eine ganz normale Teilnahme als Einzelperson (oder Intranet-Team) möglich ist, wurde der Event speziell daraufhin ausgerichtet, dass Unternehmen diesen Tag dazu benutzen können, um intern im erweiterten Kreise über das Intranet, seine Probleme und Schwachstellen, seine zukünftige Ausrichtung und innovative Möglichkeiten zu reflektieren. Und das, ohne den Schreibtisch, Meetingraum oder das Unternehmen verlassen zu müssen und mit völlig flexiblen Ein- und Ausstiegzeiten.

12 Intranet Live-Tours – z.B. von BBC, Nokia, IBM, SAP, Nissan, Microsoft oder BT -, Experten-Referate und interaktive Diskussionen erwarten die Teilnehmer. Die vollständige Agenda sowie Anmelde-Informationen finden sich auf der IBF 24-Website.

Stellen Sie sich vor: ein Intranet-Verantwortlicher kämpft schon seit langen für eine Neuausrichtung seines Intranets – ohne Erfolg. Nun erlebt sein CEO am IBF 24 ein Intranet das genau so ist, wie sich der Intranet Manager das vorstellt, und das erfolgreich sowie Nutzen stiftend bei einem grossen, bekannten Unternehmen im Einsatz ist. Er kann seine Zweifel und Fragen mit Leuten diskutieren, die irgendwann mal vor der gleichen Entscheidung wie er jetzt gestanden sind, den Schritt gewagt und gewonnen haben.

IBF 24 könnte so einen echten Innovationsschub für Intranets in Unternehmen weltweit auslösen.

Top-Management Unterstützung für’s Intranet: echtes Commitment oder Lippenbekenntnis?

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Stephan Schillerwein
on April 2, 2008
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Die Bedeutung der Unterstützung eines Intranets durch das Top-Management kann wohl kaum unterschätzt werden. In der Praxis sieht es meist anders aus, denn diese Unterstützung zu bekommen ist leichter gesagt als getan. Manchmal erlangt man sogar eine Zusage, doch stellt sich diese im Alltag dann oft als nicht wirklich ernst gemeint heraus.

Wie kann man nun prüfen, ob ein Commitment “echt” ist oder nur ein Lippenbekenntnis darstellt? Hier ein paar Indikatoren:

Ein echtes Commitment liegt vor, wenn der entsprechende Manager …

  • … bereit ist, sich mindestens alle 4 Wochen für 30min mit dem Intranet Verantwortlichen zusammen zu setzen
  • … das Intranet selber vorbildlich benutzt (bzw. sich zumindest darum bemüht)
  • … von sich aus Ideen und Vorschläge zum Intranet einbringt und nicht nur als Entscheidungsinstanz agiert

Deutliche Zeichen für reine Lippenbekenntnisse sind hingegen, wenn der entsprechende Manager…

  • … sich selber nur als (seltener) User des Intranets sieht (anstatt als Treiber und Gestalter)
  • … in Bemerkungen deutlich werden lässt, dass er das Intranet Management für eine simple Angelegenheit hält (die seiner Aufmerksamkeit eigentlich gar nicht würdig ist)
  • … sich dem Thema nur dann annimmt, wenn etwas aus dem Ruder läuft

Es gibt sicher noch bedeutend mehr solche Anhaltspunkte. Welche haben Sie schon beobachtet?

Dritt-Anwendungen im Intranet: Usability ade?

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Stephan Schillerwein
on March 28, 2008
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Bei der Einbindung von Fremd-Applikationen in ein Intranet stellt sich immer die Frage der (wirtschaftlich) sinnvoll möglichen Integrationstiefe. Eine grosse Tiefe ist meist wünschenswert, oft aber auch aus finanziellen Überlegungen heraus nicht möglich, weil viele Applikationen dies nicht oder nur unzureichend unterstützen. Davon sind nicht nur funktionale Aspekte betroffen (z.B. Integration in Suche, Personalisierungsfunktionen, Content Syndication, …), sondern auch die Anpassung der Oberfläche hinsichtlich Design und Usability.

Ein Report des Intranet Benchmarking Forums hat sich dieser Themenstellung angenommen und anhand von drei Mitgliedsunternehmen, die unterschiedliche Dritt-Anwendungen im Einsatz haben (SAP, Oracle und Clarity), den aktuellen Stand in der Praxis untersucht (2007).

Die Ergebnisse sind relativ ernüchternd, wie anhand der eigens für diesen Zweck entwickelten „Evaluationscheckliste“ für den konkreten Anwendungsfall bei der Firma Transport for London deutlich wird.
Die Checkliste enthält 45 Kriterien aus den Bereichen „System status and Messages“, „Branding and Appearance“, „Terminology“, „Navigation“, „Accessibility“ and „Additional Questions“ und deutlich weniger als die Hälfte der Anforderungen der Checkliste konnten im untersuchten Fall tatsächlich erfüllt werden.

So sollte es bspw. selbstverständlich sein, dass Software-Anbieter ihren (potentiellen) Kunden ausführliche Dokumentationen über die mit dem System durchgeführten Usability-Tests bereitstellen (können). In der Praxis ist das jedoch kaum der Fall.

Der 24-seitige Report mit dem Titel „Usability of third-party intranet applications“ steht IBF-Mitgliedern kostenlos zur Verfügung. Eine Zusammenfassung ist frei zugänglich: IBF Benchmarking Reports Summaries
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Nachtrag: Frank Spillers schreibt es sogar noch drastischer: “…the practice of shipping unusable web applications or web services seems to be a business model.” (siehe: Warning: Third-party Usability is Bad for your Health)

Reibungsgewinne für’s Intranet realisieren

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Stephan Schillerwein
on March 19, 2008
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Reibungsverluste dürften den meisten Intranet-Verantwortlichen nur zu gut bekannt sein: politische Machtspielchen, Technologiegefangenheit, Veränderungsunwilligkeit, Mitspracherechte, Datenschutzbedenken etc. etc.
Meist führen sie dazu, dass (dringend benötigte) Intranet-Innovationen nicht, nur teilweise oder verzögert eingeführt werden.

Auf der anderen Seite entwickelt sich das Web (2.0) immer stärker zu einer Innovationslokomotive deren bereits enorme Geschwindigkeit stetig weiter zunimmt. Intranets bleiben im Vergleich dazu immer deutlicher zurück, die Schere zwischen möglichen und ausgeschöpften Potentialen öffnet sich immer weiter.

Innovationsaversion ist häufig in den Aspekten „neu“ und „unbekannt“ begründet, deshalb sieht man Risiken statt Chancen, Veränderungsaufwände statt Effizienzgewinne.
Um dem Neuen das Neue und dem Unbekannten das Unbekannte zu nehmen, reicht es (meist) nicht aus, darüber zu reden, Folienschlachten zu liefern oder zentnerschwere Feinspezifikationen zu schreiben. Nutzer und Entscheider müssen es „anfassen“ und ausprobieren können.

Das Intranet Labor

Jeder Forschungs- & Entwicklungsbereich hat es: ein Labor zum Experimentieren und Ausprobieren, zum Testen, Gutbefinden und Verwerfen.

Wieso nicht auch für’s Intranet? Ein Test-Intranet hinter dem offiziellen Intranet, das nur einen Klick entfernt alles bietet, was das normale Intranet auch bietet, plus zusätzliche neue Möglichkeiten. Ohne Gewähr und zum Ausprobieren. Die innovativen, aufgeschlossenen Köpfe in der Organisation (und diejenigen, die in den adressierten Bereichen ein Bedürfnis haben) können die Features testen und für ihre Zwecke einsetzen. Was gut ankommt und Nutzen generiert kann ins eigentliche Intranet übernommen werden (und ist dann bereits nicht mehr neu und unbekannt, sondern hat seine Bewährungsprobe schon hinter sich), alles andere wird wieder eingestampft.

Schier endlose Konzeptions-, Diskussions- und Entscheidungsprozesse werden (drastisch) verkürzt, die Innovationsgeschwindigkeit erheblich erhöht, echte Bedürfnisse lokalisiert und befriedigt, das Risiko von Weiterentwicklungsmassnahmen stark minimiert. Selbstverständlich bedarf es eines Budgets zum „Betrieb“ des Labors, einer sorgfältigen Auswahl der Labor-Projekte und einer Intranet-Plattform, die eine derartige Flexibilität sinnvoll ermöglicht.

Ein Teil des Charme ist sicher, dass das Labor harte Fakten statt weicher Meinungsspielbälle liefert, nutzbare Services statt Konzeptionspapieren erzeugt. Und dann ist es plötzlich so, als ob die kleine (fast stehende) „Dampflok Intranet“ sich am (rasant fahrenden) „ICE Internet“ anlehnt und von dessen Geschwindigkeit endlich stärker profitieren kann. Dass bei diesem Reibungsgewinn auch Reibungswärme erzeugt wird, dürfte offensichtlich sein…

Der Browser als Desktop - WebOS is here…

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Stephan Schillerwein
on March 9, 2008
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Der Browser wird immer mehr zum universellen Tool für alle möglichen internen und externen Anwendungen. Auf der enterprise2open hat Jéremie Joslin gerade die eXo Platform präsentiert.

Aussehen tut das eigentlich völlig unspektakulär: alles funktioniert genauso wie auf einem Desktop - aber eben im Browser!
Und das ist dann eben doch spektakulär. Die Implikationen, bspw. für ein Intranet, sind sehr weit reichend. Das eröffnet viele neue Möglichkeiten, zunächst natürlich eine ganz andere User-Experience, doch vor allem neue Arbeitsweisen und Anwendungsgebiete.
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(Damit ist die enterprise2open leider schon wieder vorbei, hat Spass gemacht und mir ein paar neue Aspekte des Enterprise 2.0 eröffnet)

Presentation “Enterprise Search 2.0″ at enterprise2open

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Stephan Schillerwein
on March 9, 2008
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I’ve done a little presentation about the changing nature of Enterprise Search in the light of Social Software and Web 2.0 in the Enterprise at the enterprise2open:

Enterprise Search 2.0 (PDF, 0.9 MB)
(most of it was a live demo in the web - links are enclosed in the PDF)

The agenda of the event is available in a previous post: Programm der enterprise2open (in German)