Die hohen Energiekosten führen auch zur deutlichen Verteuerung von Geschäftsreisen. Dementsprechend steigt der Bedarf um „in person meetings“ durch virtuelle Zusammenkünfte per Video und Web Conferencing zu ersetzen (vgl. „High Travel Prices Leading to More Web and Video Conferencing“).
Für Intranet Manager wirft diese Entwicklung die Frage auf, ob Tele-Conferencing als ein isoliertes Stück Kommunikationsinfrastruktur betrachtet werden kann (wie es bisher in meistens der Fall ist) oder ob diese Tools und das Intranets enger verknüpft werden sollten. Das eine Integration sinnvoll ist, dürfte offensichtlich sein (und wenn es nur der Link aus dem Intranet und eine CI/CD-Anpassung des Conferencing-Tools ist). Unklar ist hingegen meist, wie tief die Conferencing Services ins Intranet oder Mitarbeiterportal integriert werden sollen.

Um diese Integrationstiefe sinnvoll evaluieren zu können, sollten bspw. folgende Fragen gestellt werden:

• Die Vor- und Nachbereitung von Meetings erfolgt häufig mittels entsprechender Collaboration-Funktionen (z.B. Teamrooms, Wiki-Spaces für das Meeting-Management, …). Wo und wie erfolgt die „Buchung“ von Web Conferences?

• Die Materialien über die in Meetings diskutiert wird (Agenda, Projektpläne, Dokumente, …) liegen ebenfalls in diesen Colaboration-Spaces. Wie kommen sie von dort in die Web Conference und wie (nach gemeinsamer Bearbeitung) wieder zurück an ihren Ablageort (oder anders herum: wie kommt die Conference in den Collaboration-Space)?

• Können bestehende Rechte auch auf Conferences angewendet werden (z.B. alle User des Collaboration-Space XY haben auch Zugang zur Conference zu XY)?

• Kann die Teilnahme an einer Conference automatisch in die Presence-Information eines Mitarbeiters übernommen werden (oder eine Statusmeldung im Mitarbeiterprofil erzeugen, damit auch Aussenstehende auf der Suche nach Informationen zu XY auf Personen stossen können, die an entsprechenden Meetings zum Thema XY beteiligt waren)?

• Können Personalisierungseinstellungen ins Conference-Tool übernommen werden (z.B.: kann die vom User für das Intranet hinterlegte Sprachersetzungsreihenfolge auch für die Dokumente verwendet werden, die in einer Conference eingesetzt werden)?

• Können in einer Conference verwendete Materialien während und nach der Konferenz auch von der Suchmaschine gefunden werden?

• Können andere übergreifende Funktionen wie Tagging, Bookmarking, Rating, Commenting etc. innerhalb der Conferences eingesetzt werden (und nachher auch weiterverwendet werden, z.B. in themenspezifischen Tagclouds im Intranet)?

• …

Web Conferencing kann bei sinnvoller Integration mit dem Intranet zu zahlreichen Synergien für beide „Parteien“ führen. Nicht zuletzt zu der, dass das Intranet (noch) stärker als unverzichtbarer Teil der alltäglich gebrauchten Arbeitsinfrastruktur durch die Mitarbeiter angesehen wird.

Wenn Sie also das nächste mal nach dem Tanken an der Kasse stehen, können Sie vor diesem Hintergrund den hohen Benzinpreisen vielleicht doch noch etwas Positives abgewinnen…

p.s.: wer mit Web Conferencing noch keine Erfahrung sammeln konnte, dem kann ich nur den Blick ins Archiv der grössten und längsten virtuellen Konferenz zum Thema Intranets empfehlen: IBF 24 Archiv
(und natürlich auch jedem, der an innovativen Intranet Case Studies interessiert ist)